مكتب إدارة المشاريع .. PMO

مكاتب ادارة المشاريع PMO

 

يتطلب مكتب ادارة المشاريع من القيادة العليا تحديد العناصر الاساسية لإدارة مكتب ادارة المشاريع للمجموعة.  وتتمثل هذه العناصر بمايلي:

 

1. ادارة المسؤوليات:  يجب ان تكون جميع المسؤوليات الخاصة بجميع الوظائف واضحة من اجل فهمها والعمل من خلالها. لذا يتطلب من الادارة العليا تحديد هذه المسؤولية ضمن السياسات الخاصة بحاجة واهمية الوظيفة وحسب المستوى العام في الهيكل التنظيمي. وتنعكس ادارة المسؤوليات في تنظيم ومراقبة ومتابعة وتقييم وتقويم الموظف بناء على متطلبات الوظيفية.

 

 

1. ادارة الجودة:  نظرا لأهمية هذه الادارة فلإنه ليس من الضروري تحديد مسؤوليات لهذه الادارة.. وسوف تكون مسؤوليات هذه الادارة غير محدودو المسؤوليات,  فمسؤوليات ادارة الجودة غير محدودة وعلى مدير ادارة الجودة تثقيف نفسه وحضور الدورات التدريبية والاطلاع على كل ماهو جديد من اجل رفع مستوى الخدمات التي تقدمها ادارة الجودة.  وتأتي مسؤوليات الادارة العليا اتجاه ادارة الجودة.. التواصل المباشر من خلال التقارير والاجتماعات والتدقيق والتقييم المباشر لإدارة الجودة

 

1. ادارة العقود: اما ان تكون ادارة مستقلة او ادارة ضمن تعيين مستشار قانوني خارجي.  ويتم تحديد هذا ذلك اعتمادا على حجم العمل في المجموعة والحاجة الى وجود مستشار او ادارة مستقل.

 

1. ادارة التخطيط الإستراتيجي:  وهي تلك لادارة التي تقوم بالتخطيط العام للمجموعة ومراقبة جودة التنفيذ

 

1. التنفيذ والمتابعة:  من الممكن ان يتم تعيين موظف خاص بمتابعة تنفيذ الاعمال على ان يكون هذا الموظف محايد لتحقيق النزاهة في اتخاذ القرار

 

1. الإدارة المعلوماتية:  جمع وتوثيق الحالات التي تحدث اثناء تنفيذ المشاريع تعطي المجموعة الخبرات الكافية للتخلص من المشكلات التي قد تظهر اثناء تنفيذ المشاريع المستقبيلية.  كما ان ايجاد شبكة معلوماتية تختصر الكثير من الوقت التي تحتاجها الأقسام عند تنفيذ مشاريع جديد.  كما انه من الضروري ان تعكس هذه الادارة الثقافة والمعرفة التي تتمتع بها الشركة.

 

1. ادارة المشتريات: من اهم الادارات التي يقع على عاتقها مسؤوليات خفض تكاليف الشراء والخطيط الفعال لكيفية الحصول على المواد في الوقت المناسب للمشاريع وحسب جدول الكميات الخاصة بالمشاريع.  يتم العمل في هذه الإدارة ضمن اجراءات ودورات مستندية يتم تحديدها والموافقة عليها وذلك ضمن السياسات للمجموعة  بما يحقق الاهداف العامة للمجموعة.

 

1. ادارة العلاقات العامة:  العلاقات الحكومية.. علاقة العملاء.. علاقة الموردين والعلاقة مع مقاولي الباطن

 

1. ادارة التفتيش وقياس الاداء

 

1. ادارة المخاطر وازالة اسباب الحوادث

 

1. ادارة التدريب

 

1. ادارة الخدمات المساندة

 

توثيق مستندات نظام الجودة

 

1. تحديد مستوى المستندات
2. وضع دليل الجودة
3. توثيق اجراءات العمل
4. منسقي الجودة
5. مراجعة المستندات

 

مراجعة المناقصات

 

1. مراجعة شروط المناقصات
2. استعراض الموقع
3. استعراض المواصفات 
4. المراجعة الكاملة ضمن اجتماع شامل
5. استعراض مواد البناء
6. استعراض  الآليات والماكينات الخاصة بالشركة التي يحتاجها المشروع
7. استعراض الرسومات

 

تحضير موقع العمل

 

1. تسيج الموقع
2. تجهيز المكاتب 
3. المستودعات 
4. ورش العمل

 

تحضير مواد المشروع

 

1. مراجعة المواصفات العامة للمشروع والتأكد من امكانية تنفيذها
2. مراجعة ووضع خطة لتنفيذ المشروع
3. مراجعة مواد المشروع والتأكد من اماكنية الحصول عليها في الوقت المناسب
4. تحضير المعدات والماكينات اللازمة للمشروع حسب الشروط الخاصة بصاحب المشروع
5. مراجعة الخرائط والرسومات الخاصة بالمشروع والتأكد من عدم وجود أخطاء فنية 

 

تحديد المسؤوليات ضمن نطاق المشروع

 

1. توثيق المستندات والاحتفاظ بنسخة اصلية واحدة من مناقصة وشروط المشروع
2. التأكد من ان جميع العاملين ضمن نطاق المشروع يعملون من خلال ما جاء بالنسخة الاصلية
3. حفظ جميع مستندات وعقود المشروع 
4. التأكد من تنفيذ جميع ماذكر اعلاه بطريقة احترافية وضمن السياسات الخاصة بالمشروع وبما يتوافق مع شروط المناقصة
5. تصنيف جميع مستندات المشروع حسب اسم ومكان المشروع والكود الخاص بالمشروع

 

الموردين واتفاقيات المشتريات

 

1. يتم العمل ضمن السياسات الخاصة بالمشتريات وحسب الدورات المستندية لعملية الشراء والموافقات والاستلام والتخزين والتسليم بالاضافة الى العهد.
2. وضع جدول زمني من اجل تحضير المواد الخاصة بتنفيذ المشروع
3. حصر هدر المواد ومراقبة الزيادة في الكميات المهدورة والتحقيق عند ارتفاع تلك النسب
4. تطبيق السلامة الخاصة بإستلام المواد والتأكد من مطابقتها لشروط السلامة ضمن المعايير الدولية
5. التأكد من الحصول على شهادات الضمان للمواد التي تتطلب ذلك 

 

اهم العوامل الاساسية التي ينبغي على جميع العملين في المستوى الاول والثاني من معرفته عن المشروع

 

1. التعريف بالمشروع 
2. لمحة عامة عن إدارة المشروع
3. توضيح المفاهيم والمصطلحات وتوزيع الأدوار في إدارة المشاريع
4. تقسيم المسؤوليات حسب السياسات الصادرة من الادارة العامة 
5. البدء بإدارة المشروع 
   1. بداية المشروع
   2. تقسيم العمل
   3. تجديد جداول عمل المشروع
   4. تنظيم الموارد البشرية للمشروع
   5. ادارة المشاريع المهيكلة
   6. تنظيم ادارة المشروع
   7. تنظيم العلاقة مع الموردين
   8. تنظيم العلاقة مع مقاولي الباطن
   9. تنظيم العلاقة مع المقاولين في نفس الموقع
   10. تحديد مسؤوليات المشروفين 
   11. تحديد مسؤوليات رؤساء الفرق

 

1. تحديد اسقاطي للمشاريع وإدارة المشاريع
2. نظرة عامة على أدوات إدارة المشاريع الأساسية
3. التخطيط للمشروع: البداية مع إدارة النطاق
4. تحديد أنشطة المشروع
5. وضع الجدول الزمني للمشروع الحيوي
6. مكونات تخطيط المشاريع
7. رصد ومراقبة المشاريع
8. المفتاح لإدارة مشروع ناجح